Voorjaar 2020. Ineens zit een groot deel van werkend Nederland thuis door de maatregelen rondom de Coronacrisis. Voor veel mensen gaan de werkzaamheden gelukkig wel door, grotendeels digitaal. Dit digitale werken vraagt wel aanpassingsvermogen.

Ook ons werk als adviseur vraagt een andere aanpak. Samenwerken wordt digitaal mogelijk gemaakt, en teams en projectgroepen worden op afstand ondersteund. Soms voelt het als een verademing: efficiënt, doelgericht, snel. Op andere momenten ervaren we het als onhandig: intensief, weinig non-verbale communicatie, en de ‘koffiepraatjes’ blijken ineens essentieel. Deze ervaring prikkelt ons: wat gebeurt er nu eigenlijk bij digitaal samenwerken? Wat leren we hiervan en welke uitdagingen ervaren we?

Om meer inzicht te krijgen in het samenwerken in deze nieuwe setting hebben wij een aantal onlinebijeenkomsten van collega’s van Wielinq geanalyseerd. Van stand-ups tot bestuursvergaderingen, van workshops met een team van vijf tot kwartaalplanningssessies met tweehonderd deelnemers. Soms waren wij de facilitator, procesbegeleider of adviseur, andere keren deelnemer.

In deze blog delen we onze observaties en inzichten aan de hand van de 4 basisbehoeften van samenwerkende groepen, zoals Martijn Vroemen die beschrijft: Inclusie – Invloed – Intimiteit -Inspiratie¹. Ter inspiratie, de start van een gesprek, en om van elkaar te leren. We zullen afsluiten met een overzicht van de ervaren uitdagingen en kansen van online samenwerken, en een aantal tips & tricks.

Online samenwerken

Wanneer groepen mensen samenwerken, gebeuren er verschillende dingen. Er wordt gewerkt aan het groepsdoel, de zogenaamde bovenstroom. Daarnaast is er ook een onderstroom waarbij ieder individu bezig is met zijn eigen gedrag en verhouding tot de groep. Met het belang van deze onderstroom in gedachten hebben we de verschillende sessies geanalyseerd. De vier basisbehoeften van samenwerkende groepen¹ hebben we daarbij gebruikt als kapstok.

Inclusie: het lidmaatschap en de grenzen van de groep.

Het gevoel van ‘er niet bij horen’ komt veel voor in groepen en hebben we ook in online sessies kunnen waarnemen. Dit uitte zich in ‘onderonsjes’ via andere kanalen, met afgeleide deelnemers als gevolg. Dit gedrag is niet anders dan bij fysieke bijeenkomsten, maar is wel moeilijker waar te nemen.

In een groep is het dan ook belangrijk elkaars betrokkenheid en verantwoordelijkheid te kennen. De uitdaging bij online samenwerken is dat het ingewikkeld is om dit vanuit informele gesprekken naar voren te laten komen. Belangrijk is dus hier als gespreksleider expliciet ruimte voor te maken. Dit kan door aan het begin van de sessie de deelnemers bewust te betrekken bij het gesprek: ‘Peter, wanneer ben je tevreden met deze sessie?’, of ‘Annet, wat vind je leuk aan je werk?’. Wanneer er overgegaan wordt op de inhoud is er al een koppeling gemaakt tussen de deelnemers en hun verantwoordelijkheid en commitment. Hier is het natuurlijk belangrijk rekening te houden met het aantal deelnemers; met een sessie van 200 man zou je niet iedereen op deze manier aan het woord kunnen laten. Maar, creativiteit van procesbegeleiders biedt hier oplossingen voor! Op andere momenten, ook in grotere groepen, werkt het eveneens goed om mensen direct om input te vragen. Een geprinte lijst met namen van de deelnemers kan daarbij goed helpen. In de geanalyseerde sessies gaven deelnemers aan, de directe manier van bevraagd en betrokken worden prettig te vinden en hierdoor persoonlijke connectie te ervaren.

Invloed: de machtsverdeling in de groep.

Individuen zijn er in groepen (onbewust) mee bezig of hun eigen belangen en ideeën voldoende aan bod komen. Digitaal is dit niet anders. Er zijn verschillende manieren om te zorgen dat ieders belangen en ideeën aan bod komen, bijvoorbeeld door de online tool Mentimeter te gebruiken. Hiermee geef je deelnemers de kans om het gesprek of besluit te beïnvloeden. Een meer laagdrempelige tool om deelnemers hun mening te laten delen is de chatfunctie van de online vergaderprogramma’s. Er is hier sprake van het Facebook-effect: mensen lijken achter hun scherm eerder en kritischer hun mening te durven geven dan ze in het echt zouden doen. Als er vervolgens besluiten moeten worden genomen, lijken mensen online wat afwachtender in het daadwerkelijk stelling nemen: echte discussie wordt niet opgezocht. Onze ervaring is dat dit in een fysieke bijeenkomst sneller gebeurt.

De wens om invloed te hebben heeft ook een keerpunt. Wanneer een deelnemer overheerst en aanstuurt op de eigen ideeën en belangen kan dit de samenwerking beïnvloeden. Bijvoorbeeld door het verheffen van een stem. Waar dit in een fysieke bijeenkomsten soms al storend kan zijn, is het effect daarvan in een onlinebijeenkomst nog groter. Een snelle en simpele manier dus om aandacht te krijgen, welke tegelijkertijd leidt tot veel chaos. Ook werd in de geanalyseerde sessies invloed uitgeoefend door veelvoudig stellen van niet onderwerp gerelateerde vragen, bijvoorbeeld over het online vergaderprogramma. Een subtiele manier om het gesprek over te nemen van de gespreksleider en de aandacht ergens anders op te richten.

Intimiteit: affectieve relaties, openheid, warmte.

De openheid van deelnemers wordt beïnvloed door de sfeer die er in een groep hangt. Het creëren van een open, vertrouwelijke sfeer lijkt online niet minder belangrijk, maar wel ingewikkelder te zijn. Waarschijnlijk speelt de fysieke afstand en de afwezigheid non-verbale communicatie hierbij een rol. Het is hierdoor ook gemakkelijker voorbij te gaan aan ongemakkelijke gevoelens. Vaak zal ervoor gekozen worden dit niet te delen met de groep. Het tonen van kwetsbaarheid hebben we online dan ook minder waargenomen dan we gewend zijn van fysieke sessies. De rol van de gespreksleider is hierbij wel cruciaal: goed voorbeeld doet goed volgen.

Inspiratie: van anderen kunnen leren, iets bijdragen aan een betere wereld.

Individuen zijn op zoek naar persoonlijke groei en hun bijdrage aan het geheel. In groepen speelt dan ook de vraag of de groep het individu wat oplevert en zinvol en nuttig bezig is. Tijdens digitaal samenwerken zien we dat interacties worden geminimaliseerd, het gesprek zich richt op de inhoud en de gespreksleider een duidelijke regie heeft. Het van elkaar leren zal digitaal dan ook actief gefaciliteerd moeten worden. In de analyse zie we dat het digitaal inspireren en van elkaar leren zich ontwikkelt, wanneer er in kleinere groepen uiteengegaan wordt om over een specifieke casus of stelling na te denken. Zogenaamde ‘break-out sessies’. Belangrijk is dat de gespreksleider dit voorbereidt en faciliteert.

Op basis van onze observaties hebben we een lijstje gemaakt met uitdagingen en kansen die het online samenwerken met zich meebrengen. En als uitsmijter wat tips & tricks ter voorbereiding op jouw volgende onlinebijeenkomst.

Kansen

• Samenwerking buiten de bekende paden. Door virtueel te denken ga je sneller mogelijkheden zien om meer afdeling- of organisatie-overstijgend te werken. Je bent minder gebonden aan tijd en plaats. Zo kan je als virtueel team makkelijk een expert van de andere kant van de wereld uitnodigen om mee te denken.
• Gebruik van nieuwe creatieve werkvormen. Met online tools is het mogelijk een heel ander gesprek en andere manier van denken op gang te brengen. Net als ‘heidagen’ kan een nieuw, online medium deelnemers in een andere stemming en mindset brengen.
•  Gelijkwaardige communicatie en samenwerking. Door het gebruik van verschillende media krijgen andere mensen de ruimte. Zo zijn er mensen die beter communiceren via tekst dan in een gesprek. Door het werken met tools met gelijke toegang kan iedereen tegelijk bijdragen zonder dat iemand de controle heeft, wat samenwerking gelijkwaardiger maakt.

¹De Onderstroom in Teams – Vier Basisbehoeftes , Martijn Vroemen