De meerwaarde van Wielinq voor Habion
Habion koos voor dit vraagstuk bewust voor Wielinq. Peter legt uit: ‘’We hebben veel ervaring binnen de corporatiebranche. Die sectorkennis maakt het mogelijk om vraagstukken niet alleen strategisch te doorgronden, maar ook om deze te vertalen naar concrete oplossingen. We brengen structuur aan in complexe trajecten en helpen organisaties van inzicht naar uitvoering.’’
Marloes vult aan: ‘’Onze kracht ligt in het zijn van een volwaardige gesprekspartner, met inhoudelijke expertise op het gebied van systemen, data en de wereld van corporaties en leveranciers. We begrijpen hoe IT werkt, maar ook wat de praktijk vraagt. Daardoor slaan we bruggen tussen business en techniek. En dit is precies waar we Habion mee hebben geholpen: het in structuur brengen van alle initiatieven en het maken van de vertaalslag naar werkbare oplossingen die gedragen worden door de organisatie.’’
De uitdaging:
Werken vóór het systeem, in plaats van werken mét het systeem
‘’Tijdens de implementatie van het softwaresysteem bij Habion is er gekozen voor een quickstart’’, vertelt Marloes. ‘’Dit kent zijn voordelen, maar ook het risico dat het systeem niet optimaal ingericht is. Hierdoor werk je al snel vóór het systeem in plaats van dat je het systeem voor jou laat werken. Medewerkers bleken het systeem te ingewikkeld te vinden, werkprocessen liepen stroef en het was onduidelijk of de juiste configuraties wel waren toegepast. Er werd onvoldoende gestuurd op hoe je data daadwerkelijk beschikbaar maakt, terwijl die data cruciaal is voor goede stuurinformatie.
De uitdaging zat dus niet in de techniek zelf, maar in de aansluiting met de praktijk. De echte behoefte? Een herimplementatie van het softwaresysteem, waarbij het bronsysteem goed opgezet moest worden voor een sterke keten.’’
Onze aanpak:
Verbinden van mens en systeem
Peter legt uit: ‘’Bij Wielinq maken we gebruik van standaardmethodes en vaste kaders, maar we zijn geen puristen op het gebied van Agile, Projectmatig Werken of Lean werken. In plaats daarvan kijken we naar wat een organisatie echt nodig heeft en passen we onze aanpak daarop aan. Voor Habion betekende dat: herinrichting van systemen, verbetering van processen en data en komen tot meer afstemming tussen IT en business door bijvoorbeeld structuur aan te bieden in het starten van en voortgang op projecten.
In de corporatiesector veranderen processen en regelgeving continu. Denk aan de Wet Betaalbare Huur of plotselinge maatregelen zoals de huurprijsbevriezing. De inrichting van je systeem en data moeten daarop ingericht worden, maar het betekent ook iets voor de samenwerking en kennis van medewerkers. Daarom was het ons doel om ervoor te zorgen dat kennis, structuur en wendbaarheid met elkaar verbonden zijn.’’
Marloes vult aan: ‘’We startten met een snelle schets van het bestaande proces en het inzichtelijk maken van de ergste knelpunten. In korte, intensieve periodes werden deze knelpunten vertaald naar herkenbare user cases. Door letterlijk samen processen uit te tekenen met flipovers en brownpaper sessies, ontstond inzicht én eigenaarschap. Tijdens het traject bleven we flexibel. De einddoelen waren helder en zichtbaar voor iedereen, maar als er tussentijds bijgestuurd moest worden, dan deden we dat in overleg. Zo creëerden we een aanpak die niet alleen effectief was, maar ook gedragen werd door de organisatie.’’
Onze aanpak bij Habion kenmerkte zich door:
- Een flexibel plan van aanpak in duidelijke fases, afgestemd op de behoeften van Habion.
- Toepassing van een pragmatische Scrum/Agile werkwijze om in korte, intensieve sprints snel en effectief te verbeteren
- Analyse van bestaande processen via werkgroepen: hoe werken ze in de praktijk en waar zitten knelpunten of inefficiënties en hoe doen andere corporaties dat?
- Gezamenlijke uitwerking van deze knelpunten, vertaald naar concrete en herkenbare user cases
- Actieve samenwerking met leveranciers: zit het probleem in de techniek, werkwijze, of ontbreekt er kennis of ervaring?
- Continu schakelen tussen IT en business om bruggen te slaan en eigenaarschap te versterken
- Transparantie en sturing: einddoelen waren helder en inzichtelijk, afwijkingen werden besproken en actief gemanaged
- Realisatie van structurele verbeteringen in het systeem: geen losse acties, maar een daadwerkelijk effectieve verbetering
De oplossing:
Een brug tussen IT en business
Marloes: ‘’Door middel van werkgroepen hielpen wij teams bij het begrijpen van het ‘waarom’ achter processen en data, en vertaalden complexe vraagstukken naar heldere inzichten. Hierdoor ontstond niet alleen acceptatie, maar ook enthousiasme.
Werkgroepen verlieten de sessies met nieuwe energie. Door samen processen letterlijk uit te tekenen, ontstond inzicht en ruimte voor verbetering. De geïdentificeerde knelpunten werkten we vervolgens uit tot concrete en herkenbare user cases. Deze vormden het vertrekpunt voor een gerichte verbeterslag. In samenwerking met leveranciers werd per case onderzocht waar de oorzaak lag: in de techniek, de werkwijze of juist in ontbrekende kennis of ervaring?
Tegelijkertijd werd continu geschakeld tussen IT en business om de onderlinge samenwerking te verbeteren en eigenaarschap te versterken. Door vanaf het begin te sturen op transparantie bleven de einddoelen helder en inzichtelijk voor iedereen en werden eventuele afwijkingen direct besproken en bijgestuurd. Deze aanpak leidde niet tot incidentele oplossingen, maar tot structurele verbeteringen binnen het systeem. Duurzaam en effectief.’’
Elisa Dubbelman, adjunct-directeur Wonen, vertelt: ‘’We merkten na de quickstart dat IT klaar was, maar de business eigenlijk niet goed aan de slag kon. De brug tussen IT en de business is succesvol gerealiseerd door Wielinq. Zonder dit inrichtings- en optimaliseringstraject waren we nooit zover gekomen.”
Het resultaat:
Verandering met blijvend effect
De uitkomsten zijn tastbaar en voelbaar: van brandjes blussen naar ruimte voor vooruitgang. Het softwaresysteem is beter ingericht en processen zijn efficiënter.
Marloes vertelt: ‘’Het proces is doorlopen en verbeteringen zijn doorgevoerd, in alle lagen en lijnen van de organisatie. Zowel incasso, mutaties, inkoop en projectadministratie. Het resultaat? Het resultaat? Minder fouten, efficiëntere processen, gebruikers die beter gebruik maken van het systeem, betere stuurinformatie en ruimte voor doorontwikkeling.”
Peter vult aan: ‘’De samenwerking met Habion ging verder dan het oplossen van knelpunten. Samen werken we aan een cultuur waarin doorontwikkeling vanzelfsprekend is. Dat betekent ook dat we kijken naar hoe je deze doorontwikkeling (maar ook het beheer) zo goed mogelijk kan organiseren. Al kan dat ook nog altijd betekenen dat we met focus een knelpunt of een behoefte vanuit inrichting of data oppakken. Snel en slim organiseren met oog voor het bredere plaatje, maar wel met een helder doel voor ogen”.
En de ontwikkeling gaat door
“Wij blijven betrokken waar nodig”, vertelt Marloes. ”Niet om te blijven hangen, maar om te helpen bouwen aan zelfstandigheid. Want uiteindelijk is dat het doel: een organisatie die zelf verder kan. We willen geen afhankelijkheid creëren, maar eigenaarschap stimuleren. Daarom verschuiven we van ‘voordoen’ naar ‘samen doen’, en uiteindelijk naar ‘zelf doen’.’’
Ook hulp of advies nodig?
Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen helpen veranderen in een digitale wereld.
