De uitdaging
De invoering van het nieuwe elektronisch patiëntendossier HiX heeft grote impact op de dagelijkse manier van werken binnen Bernhoven. Zoals de overgang naar uniforme digitale registratie, het loslaten van oude werkwijzen en het optimaliseren van werkprocessen om nog beter te kunnen samenwerken in de keten. Die veranderingen raakten verschillende groepen in de organisatie op verschillende momenten en elk op een andere manier: bestuur en management, direct betrokkenen in het programma én toekomstige gebruikers binnen en buiten het ziekenhuis (patiënten).
De aanpak
In het programma is bewust gekozen voor een aanpak waarin niet alleen techniek en planning centraal stonden. Door Wielinq te vragen voor de veranderaanpak was ook veel aandacht voor impact, gedrag, samenwerking en de beleving. We hebben gewerkt met de zogenoemde veranderkalender. Daarin staat welk state of mind (begrip, vertrouwen, gedrag) gewenst is per doelgroep in elke fase van het programma. We maakten deze kalender bij de start en voor de hele looptijd, samen met het programmateam en andere betrokkenen. De veranderkalender is vervolgens vastgesteld door de Stuurgroep en ook als acceptatiecriterium bij live-gang opgenomen.
Tijdens het hele traject gebruikten we de veranderkalender om gericht te monitoren waar we stonden en waarop bij te sturen. De input van collega’s die direct betrokken waren bij de inrichting als lid van de werk- aspect en procesgroepen, toekomstige gebruikers en management was enorm waardevol. We vroegen hen op 4 momenten om de verandermonitor in te vullen, via vragenlijsten én interviews deelden zij hun beleving. De reacties hielpen ons om te zien wat goed ging en waar extra aandacht nodig was. De uitkomsten vertaalden we steeds naar rode draden en concrete acties, vastgelegd in de veranderrapportage. Zo ontstond een vast ritme van meten, duiden en bijsturen. Daarbij werkte we ook nauw samen met communicatie en opleiden.
Het resultaat
De aanpak gaf continu inzicht in de voortgang én in hoe medewerkers van Bernhoven de verandering ervaarden. Vanuit de aanpak is onder andere naar voren gekomen dat toekomstige gebruikers enorm vertrouwde op dat de juiste mensen betrokken waren bij de inrichting, behoefte hadden aan meer inzicht in de impact, en het belang en de impact van uniform werken benadrukt moest worden. Ook werd duidelijk dat de verandering niet stopt na de livegang. Juist nu krijgt de nieuwe manier van werken verder vorm.Na de nazorgfase van het programma is het aan de organisatie zelf om hierop te sturen.
De programmamanager van het EPD programma Anyal Verduin-Dooms: “Ik ben enthousiast over de veranderaanpak van Wielinq, waarin wordt gewerkt met een veranderkalender, – monitor en -rapportage die gesynchroniseerd is met de programmaplanning. De resultaten uit de verschillende rapportages hebben werkelijk geholpen bij het prioriteren van verschillende acties. Het hielp inzicht geven waar de organisatie werkelijk stond, waardoor we ook beter in verbinding stonden met de organisatie, wat ook bijgedragen heeft aan de samenwerking.”
Deze aanpak vormt een waardevolle basis voor toekomstige veranderingen binnen Bernhoven. Mooi compliment voor Wielinq isdat we in navolging van het EPD programma ook zijn gevraagd voor de veranderkundige begeleiding bij de overgang naar een Nieuwe digitale werkplek.
Ook hulp of advies nodig?
Sta je voor een impactvolle implementatie van nieuwe technologie? Meer weten over onze aanpak rond het thema implementatie van technologie: klik hier.
Deze opdracht laat zien dat veranderkundige begeleiding bij Software ‑implementaties vraagt om blijvende aandacht voor mensen, betekenis geven en leren, gedurende het hele traject. Veranderen verloopt niet lineair. Inzichten verschuiven, verwachtingen worden scherper en onzekerheid hoort daarbij te komen kijken. Juist door die dynamiek serieus te nemen en expliciet te organiseren, ontstaat ruimte om samen toe te groeien naar nieuw dagelijks werk.
