Evaluatie als eerste stap
Het kan lastig zijn om een rode draad te ontdekken in wat goed en minder goed gaat, in de samenwerking in projecten en daarbuiten, en om kritisch te kijken naar de eigen bijdrage hieraan. Laat staan de vinger op de zere plek te leggen en met elkaar te bepalen hoe nu verder. Het besluit van Gemeente Den Haag om een project- en afdelingsoverstijgende evaluatie uit te laten voeren getuigt van bewustzijn en welwillendheid; belangrijke voorwaarden voor verbetering.
Inzicht in patronen, leren van issues en werken aan verbetering
Peter evalueerde de samenwerking tussen twee afdelingen die moeite hadden om projecten volgens gestelde criteria en kaders op te leveren. Daarbij was onvoldoende helder wat de oorzaak was van issues die zich tijdens de projecten voordeden en hoe dit voorkomen kan worden. Ook leidde de samenwerking tussen de teams tot onbegrip en verkeerde verwachtingen. Doel van de evaluatie was inzicht te krijgen in patronen en te leren van issues om vervolgens aanbevelingen te kunnen doen voor verbeteringen van processen en structuren. Zodat de realisatie van projecten in deze multidisciplinaire samenwerking verbetert.
De evaluatie voerden we uit langs de as van vier thema’s:
- Structuur & processen
- Besturing
- Methoden & technieken
- Houding & gedrag
De bevindingen en aanbevelingen op basis van deskresearch, interviews en een enquête toetsten we in een ‘whole system in one room’ sessie waaraan vertegenwoordigers van beide afdelingen deelnamen. Deze sessie zorgt voor een gezamenlijk beeld, toetsen van bevindingen en het verrijken van aanbevelingen. Een interventie die heel geschikt is voor vraagstukken waarbij samenwerking een belangrijke rol speelt, doordat het subtiel confronteert en transparant maakt.
Aanbevelingen op inhoud, relatie en proces
Het eindresultaat is een gedragen adviesrapport zonder grote verrassingen. Onze aanbevelingen hebben betrekking op de drie aspecten van communicatie: inhoud, relatie en proces (de IRP-driehoek). Hierbij geldt dat wanneer een goede relatie en de beheersing van het proces moeten balanceren op inhoudelijke kennis, er een wankel evenwicht ontstaat. Relatie en proces vormen juist een solide basis om inhoudelijk een goede bijdrage te kunnen leveren.
Tips om samenwerking te verbeteren
Wij worden vaker gevraagd een samenwerking te evalueren. In deze evaluaties komen regelmatig dezelfde aspecten langs, zo ook enkelen in deze opdracht. Zo herkennen wij:
-
- De kwaliteit van de interactie laat te wensen over. Samenwerken, vanuit gezamenlijke doelstellingen, is iets anders dan afstemmen. Samenwerken is ook doen wat nodig is (niet alleen doen wat je moet doen), de ander ‘prettig verrassen’, nieuwsgierig zijn naar de ander naar het waarom die de dingen doet zoals hij of zij ze doet. Dit vraagt de tijd nemen om je in te leven in de ander, meedenken in oplossingen en regelmatig evalueren van de onderlinge samenwerking op verschillende niveaus.
- Er is geen rolduidelijkheid. Men weet niet goed wat je van elkaar mag verwachten. Over en weer zijn impliciete verwachtingen over wat de ander wel of niet moet en mag doen en wat de ander zou moeten weten. Rolduidelijkheid kun je met elkaar creëren door rolbeschrijvingen op 1 A4, besturingsprincipes of ‘terms of reference’ van gremia op te stellen. Ook een fysiek projectrollenspel is een goede interventie om dit onderling bespreekbaar te maken.
- Evaluatie vindt plaats, maar richt zich hoofdzakelijk op inhoud voor een specifieke casus of project en vindt na afronding plaats. Evalueer ook tussentijds, op proces en relatie en over projecten heen op het niveau van een of meer teams of afdelingen. Borg dit in de projectaanpak of in bestaande lijnoverleggen en plan het in.
Onze ervaring
Hoe Peter terugkijkt op deze opdracht:
“Binnen iedere samenwerking ontstaan patronen, soms met een ingesleten karakter. Het op tafel krijgen van deze patronen, het bespreekbaar maken en ervan te leren is hetgeen mij drijft en waar ik hoop een bijdrage aan te kunnen leveren.”
Meer weten over het evalueren van een samenwerking? Neem gerust contact met ons op.
