De afgelopen 2 jaar heeft Wielinq bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) het programma ‘veilig en vertrouwd’ opgezet en uitgevoerd. Een programma met als doel om de omgang met privacy en security verder te verhogen binnen de gehele universiteit. Begin dit jaar werd het programma afgerond. Wat zijn de resultaten? En hoe kijken de teamleden van Wielinq en de RUG hierop terug?
Naast de directe verbeteringen is cultuur ook een belangrijk onderdeel van het programma. Dit is een bewuste keuze. Cultuur en samenwerking spelen namelijk een grote rol bij het creëren van een veiligere organisatie. Dat zie je dan ook terug in de resultaten. Een vraag die regelmatig werd gesteld was ‘en hoe zijn we nu veiliger geworden?’.
Eric Wubbels en Heleen Vrolijk, beiden als associé verbonden aan Wielinq: “De RUG is veiliger geworden omdat de medewerkers en het management van de RUG de risico’s ten aanzien van privacy en security nu zien en herkennen. Privacy en security is een onderwerp geworden op de diverse bestuurstafels. Er wordt geïnvesteerd in kennis, kunde en resources.”
Bewustzijn over het belang van privacy en security
Eén van de onderwerpen die veel aandacht heeft gekregen, is het bewustzijn over het belang van het thema. Met een eigen beeldmerk (zie hieronder) is ervoor gezorgd dat er een visueel herkenbaar plaatje ontstond, dat zowel de studenten als de medewerkers aansprak.
Wielinq-adviseur Marsjanne Damen deelt haar ervaringen: “Binnen de RUG hebben we een veranderkundig plan gemaakt om het bewustzijn over het belang van ‘veilig en vertrouwd werken en studeren’ te vergroten. Het resultaat was een reeks campagneactiviteiten en communicatie-uitingen die de boodschap creatief en ludiek laden.”
Herre van Brug, projectleider Awareness Privacy & Security van de Rijksuniversiteit Groningen voegt hieraan toe: “In het bewustzijn van het belang van privacy en security is op de RUG zeker wat veranderd. Zo is de positie van de werkgroep awareness intussen verschoven van aanbod- naar vraaggestuurd.”
Samenwerken in werkgroepen is een grote winst
Welk effect het verhoogde bewustzijn gaat hebben, zal zich de komende jaren verder aantoonbaar maken. In het programma is gekeken naar die lange termijn, maar zeker ook naar kortetermijnoplossingen. Zo zijn er verschillende projecten uitgevoerd waar medewerkers van verschillende faculteiten en diensten van de RUG in samenwerkten.
Deze samenwerking zorgde voor een hogere betrokkenheid, zag Wielinq-associé Margriet de Beer: “Ik ben het meest trots op de beweging en samenwerking die is ontstaan in de werkgroep bewaartermijnen. We hebben met deze groep informatie over een taai onderwerp kunnen vertalen naar situaties in de praktijk. Daarmee is de organisatie goed op weg geholpen en is een team gevormd dat hier langdurig aandacht voor houdt.
Wielinq-adviseur Willeke van der Maaten sluit daarbij aan: “Het samenwerken in de werkgroepen is een grote winst: over afdelingen, faculteiten en expertises heen samenwerken aan zo’n overkoepelend onderwerp is leerzaam, leuk en nuttig.”
Opdrachtgever aan het woord: “Er is een duidelijke verandering merkbaar”
Het is natuurlijk leuk dat de betrokkenen bij het programma zelf aangeven tevreden te zijn over de resultaten, maar hoe kijken de verantwoordelijken vanuit de RUG ernaar?
Chief Privacy Officer Jan-Willem Oordt van de Rijksuniversiteit Groningen: “Er is een duidelijke verandering merkbaar in het verantwoordelijkheidsgevoel voor privacy en security in meerdere lagen van de organisatie.” Projectmanager Privacy Harold Groenewold ziet dat ook. Het is prettig dat er een aantal functies zijn bijgekomen en er processen zijn vastgelegd. Het ontstaan van een P&S Gilde waarin duurzaam wordt samengewerkt aan doorontwikkeling van de zaken die nog niet zijn afgerond, biedt hopelijk een goed fundament.
Het programmateam: een gemixt gezelschap van achtergronden, vaardigheden en letterlijke afstand
Het programmateam bestond uit medewerkers van Wielinq, CTree, ZZP’ers en de RUG. Een gemixt gezelschap van achtergronden, vaardigheden en letterlijke afstand. Zo fietste de ene even snel heen en weer, waar de ander 2 uur nodig had voor een enkele reis. Adviseurs Zina Hottentot en Milou Jansen van Wielinq zorgden ervoor dat de onderlinge samenwerking georganiseerd werd.
“De samenwerking verliep soepel en organisch, mede dankzij de korte communicatielijnen en regelmatige samenwerkmiddagen. Dit heeft ons geholpen om steeds meer op elkaar ingespeeld te raken en gezamenlijk vraagstukken effectief aan te pakken. Deze onderlinge verbinding hadden we ook met een brede vertegenwoordiging van medewerkers van de RUG. Dat zorgde voor zichtbaarheid en maakte dat iedereen benaderbaar was voor feedback en ideeën vanuit de organisatie.
Flinke stappen vooruitgezet
De conclusie na het programma is dat er flinke stappen vooruit zijn gezet en er ook nog wel stappen te zetten zijn. Door tijdens de uitvoering naast praktische resultaten ook veel nadruk te leggen op onderlinge samenwerking en cultuur op het gebied van privacy en security, gaan die ontwikkelingen ook door terwijl het programma is gestopt. Wij geloven dat dat een manier is waarmee veranderingen duurzaam kunnen worden gecreëerd.
Doorpraten over de opdracht? Meer weten over hoe je de omgang met privacy en security in jouw organisatie kan verhogen? Neem gerust contact op met Tim.
