Wielinq is daar waar verandering is. Maar waar begin je en welke aanpak kies je als veranderaar, als onderzoeker of als manager? Welke krachten spelen er en welke modellen kunnen we toepassen om de organisatie in kaart te brengen?

Dirk en Wout van Wielinq delen de aanpak van de onderzoeksopdracht bij de instrumentmakerij van de Universiteit Utrecht. Samengevat zijn hun belangrijkste aandachtspunten:

• Draag zorg voor wederzijds vertrouwen tussen de direct betrokkenen, het management en de onderzoekers aangaande de onderzoeksvraag en de tussentijdse communicatie;
• Baken het onderzoek af en bespreek in een vroeg stadium welk gewicht je aan elk onderzoeksaspect geeft;
• Bepaal de richting van de nieuwe organisatie met betrokkenen samen en geef de interne klant een prominente plek aan de tafel.

Achtergrond

Van oudsher is de instrumentmakerij onmisbaar voor het doen van uniek onderzoek binnen de Universiteit Utrecht. De dienstverlening richt zich op de vervaardiging van technische apparatuur, unieke onderzoeks- en glasinstrumenten en het onderhouden van apparatuur. Hoewel de instrumentmakerij intern zeer wordt gewaardeerd voor haar expertise en het ambacht luidt de vraag in hoeverre hun dienstverlening aansluit op de hedendaagse en toekomstige klantbehoeften.

Vraag

Dirk en Wout werden door de directie en het management van de instrumentmakerij gevraagd om onderzoek te verrichten naar de voornaamste aspecten die een rol spelen in de ‘dienstverlening van morgen’:

1. Wat zijn de unieke sterke punten van de instrumentmakerij?
2. Wat is de prijs/prestatie verhouding voor de geleverde diensten?
3. Hoe vindt sturing plaats, wat is de organisatievorm en wat zijn de functies?
4. Wat is de cultuur, werksfeer op de afdeling als het gaat om houding, gedrag en sociale veiligheid?

Aanpak: eerst het wie, dan het wat

Randvoorwaarde voor de start was een klikgesprek tussen de onderzoekers en een delegatie van de direct betrokkenen. Nadat het wederzijdse vertrouwen was vastgesteld konden de onderzoekers zich richten op de karakteristieken van de afdeling en werden verkennende gesprekken gevoerd met de sleutelspelers binnen de instrumentmakerij en de belangrijkste afnemers van hun diensten.

Deze gesprekken dienden als basis voor het peilen en vergroten van het vertrouwen. Door in deze gesprekken buy-in te vragen over de voorliggende issues, de urgentie en de verandernoodzaak werden de voorwaarden geschept om een breed draagvlak voor de verandering te ontwikkelen, gedrag bespreekbaar te maken en een dialoog tot stand te brengen.

Analyse van de huidige situatie: evenwicht, samenhang en heterogeniteit

Vervolgens werd in samenwerking met de betrokkenen de huidige organisatie aan de hand van het ESH-model (M. Weggeman) geanalyseerd. Het model dient onder meer als denkkader en diagnosetool door te richten op Evenwicht, Samenhang en Heterogeniteit (ESH). Het ‘evenwicht’ gaat ervan uit dat elk element even belangrijk is. De ‘samenhang’ beschrijft dat een wijziging in één element, gevolgen voor de andere vijf kan hebben. De ‘heterogeniteit’ laat zien dat zowel formele als informele aspecten een rol spelen in een veranderopgave.

Ontwikkelen visie: concreet & realistisch

Door deskresearch, interviews, enquêtes en werksessies te combineren werd in gezamenlijkheid vastgesteld wat de toekomstvisie van de afdeling is aan de hand van ontwikkelscenario’s. Door de interne klanten een plek aan de tafel te geven werden verwachtingen en prioriteiten expliciet gemaakt. De vernieuwde functies van de instrumentmakerij hebben inhoud gekregen binnen de rol van vakman, regisseur, klankbord en innovator.

Wout over de opdracht

“Veranderende markten, technologische vooruitgang, digitale transformatie; een sprekender en concreter voorbeeld van wat dat in de praktijk betekent kom ik niet vaak tegen. Vraag en aanbod dwingen tot nieuwe afstemming met behulp van technologie als 3D-printen en digitaal gesimuleerd onderzoek. De vakmensen van de instrumentmakerij zien nieuwe vragen op zich af komen en worden geacht om nog zichtbaarder te zijn als sparringpartner en verlengstuk van de onderzoeksgroepen. Het meedenken over hoe daar invulling aan te geven door het doen van dit onderzoek dwingt mij tot inleven en verbanden te leggen tussen vraag en aanbod. Een leerzaam en nuttig onderzoek waar ik met veel plezier aan heb deelgenomen.”

Meer weten over hoe wij organisaties helpen om anders te organiseren? Neem contact op met Dirk of Wout