Om succes te meten moet je je minimaal twee dingen afvragen. Doen we de dingen goed, en doen we de goede dingen? En hier moet je vanaf het begin al aandacht voor hebben.

Je werkt aan een project of programma om een doel bereiken. Maar het is soms een lange weg voordat je het effect ziet van je werk. Ook is het doel niet altijd zo concreet. Ondertussen vraagt de opdrachtgever (intern of extern) om voortgang en ben je elke maand bezig met je voortgangsrapportage.

Om te laten zien dat je goed werk levert, neem je in de voortgangsrapportage op wat je allemaal gedaan hebt. Dit zijn tabellen in een Word-document waarin staat dat je zes presentaties hebt gegeven bij stakeholders, er drie procesbeschrijvingen zijn goedgekeurd en dat er een pagina op intranet is gezet over het proces.

De eerste paar rapportages wordt hier positief op gereageerd. Maar na een half jaar komen de vragen. ‘Kun je een inschatting geven wanneer het programma klaar is?”, “Wat merken onze klanten er al van?”. Je weet dat dit relevante vragen zijn, maar je vindt ze ook een beetje oneerlijk. De klanten merken het nu nog niet, daar zijn we nog niet.

Om daar toch een zinnig antwoord op te kunnen geven, moet je zorgen dat je vanaf het begin minimaal 2 thema’s bijhoudt.

Welk doel staat centraal?

Wanneer je verantwoordelijk bent voor een project, programma of een andere verandering in een organisatie zijn er verschillende wegen die naar succes leiden. Afhankelijk van je persoonlijke voorkeur en de organisatie kun je kiezen voor een bepaalde methode of framework die helpen om het beoogde doel te bereiken.

Maar ongeacht welk middel je kiest om tot je resultaat te komen, is er wel een doel voor ogen dat centraal staat. Een product dat je maakt voor een klant, een programma gericht op gedragsverandering of het verhogen van de security van een organisatie. En tijdens elk van deze ontwikkelingen zal op enig moment (hoe eerder hoe beter) worden gekeken naar het succes.

Succes meten: zo pak je het aan

Om succes te meten moet je je minimaal twee dingen afvragen. Doen we de dingen goed, en doen we de goede dingen? En hier moet je vanaf het begin al aandacht voor hebben. Blijf lezen voor een toelichting met twee korte voorbeelden

Doen we de dingen goed? / Welke resultaten behalen we?

Om het doel te bereiken neem je maatregelen. Het is belangrijk om de kwaliteit van de uitvoering hiervan bij te houden. Daarmee laat je zien dat je werkt om de doelen te bereiken en het geeft handvatten om op die uitvoering bij te sturen.

• Voorbeeld 1: Werk je bijvoorbeeld aan het voldoen van de privacywetgeving in jouw organisatie, dan kan het heel relevant zijn om te meten hoeveel collega’s de online AVG-training gevolgd hebben.
• Voorbeeld 2: Werk je aan de implementatie van een systeem, dan is het relevant om te meten hoeveel systemen er zijn aangesloten op het nieuwe systeem of hoeveel actieve gebruikers er zijn.

Deze resultaten zijn vaak de eerste cijfers die gemeten worden. En regelmatig ook gedurende de loop van een traject ook de enige.

Doen we de goede dingen? / Welke waarde voegen we toe?

Om te laten zien dat je niet alleen maar bezig bent met het excellent uitvoeren van je voorgenomen maatregelen, is het ook belangrijk om te controleren of die maatregelen wel effectief bijdragen aan je doelstelling. Het welbekende “Operatie geslaagd, patiënt overleden” wil je natuurlijk voorkomen.

• Voorbeeld 1: In het voorbeeld van de privacywetgeving, kun je middels een steekproef meten hoeveel persoonsgegevens er nog door collega’s op worden geslagen op gedeelde schijven. Als dat afneemt dan zijn de maatregelen waarschijnlijk effectief. Als het niet afneemt, is er wellicht meer nodig dan alleen een training over privacy.
• Voorbeeld 2: In het voorbeeld van de systeemimplementatie kun je terugvallen op het doel van het systeem. Implementeer je een nieuw urenregistratiesysteem omdat het oude systeem ingewikkeld was, denk dan aan toegenomen productiviteit of medewerkerstevredenheid.

Het is hierbij belangrijk om niet tot het eind van het traject te wachten. En wel om twee redenen. Ten eerste geeft dat je niet de mogelijkheid om te leren en bij te sturen tijdens het traject. Ten tweede is het goed om dit te meten ten opzichte van de oorspronkelijke situatie. Het is lastig voortgang te meten als je niet weet wat de oorspronkelijke situatie was.

Beide zijn relevant

Voor de type cijfers kom je verschillende benaderingen tegen. Je kunt het nog verder detailleren in bijvoorbeeld activiteiten, output, outcome en impact. Dit helpt om het nog verder te structureren, maar daarover meer in een andere blog. Zo lang je maar minimaal onderscheid maakt tussen wat je doet en hoe het bijdraagt aan het doel.

Zonder cijfers over het doel heb je geen inzicht of het werk dat wordt geleverd wel de beoogde impact heeft. En zonder activiteiten te meten kun je niet beoordelen of je het afgesproken werk hebt geleverd. Dat is met name relevant wanneer de gewenste impact achter blijft.

De juiste cijfers kiezen

Het verschilt behoorlijk per situatie, doel en positie in organisatie welke cijfers er relevant zijn. Neem goed de tijd om dus je eigen cijfers vast te stellen. En wanneer de organisatie eraan toe is, de strategische, tactische en operationele cijfers op elkaar af te stemmen.

Het kiezen van de juiste cijfers is lastig. Uiteraard moeten ze een indicatie geven van het succes, maar er spelen vaak ook praktische overwegingen mee. Sommige cijfers zijn niet voorhanden, of niet zonder extra werk te verkrijgen. Laat je echter niet beperken als de cijfers er nog niet zijn. ‘Hoe kan het wel’, is tenslotte een veel leukere vraag om te beantwoorden.

 Hulp nodig? 

Wielinq geeft workshops waarin we samen met jouw team of organisatie direct vanuit jullie visie en strategie bepalen welke cijfers een goed inzicht geven. Interesse? Neem dan contact op om te bespreken wat we voor jullie kunnen doen. 

Meer weten over het succes meten van een project, programma of verandering? Neem gerust contact met mij op.