Wat kunnen wij de komende jaren doen? Wat is de juiste richting? Om een antwoord te vinden op deze vragen, schakelde de Regionale ICT-Dienst Utrecht (RID) Migiel Gloudemans en Tim van Dijk in. Het samenwerkingsverband RID beheert de ICT voor 7 organisaties: 6 gemeenten en 1 regionale sociale dienst. Deze organisaties zijn mede-eigenaar van de RID en zij bepalen met z’n allen de koers.

Van primair ICT-leverancier naar serieuze gesprekspartner

De RID heeft de ambitie om de kansen van digitalisering optimaal, veilig en collectief te benutten. Door echte toegevoegde waarde te leveren, zodat de digitale dienstverlening van lokale overheden aan burgers en bedrijven herkenbaar en gemakkelijk is. Zij worden nu nog vaak gezien als een organisatie die zich primair richt op het leveren van ICT.

Propositie-ontwikkeling

Moeten we naar de Cloud of niet? Vormt functioneel beheer nu wel of niet onderdeel van de producten en diensten? Of moet de RID de deelnemers helpen bij informatievraagstukken? De ambitie werd in eerste instantie door de RID aangevlogen door met deze concrete vragen bezig te gaan. Dit bleek echter niet het gewenste resultaat op te leveren. Een gedeeld beeld over de ideeën en wensen van de deelnemende partijen aan de RID was niet voorhanden en moest nog worden ontwikkeld.

Why?

Om deze harde noot te kraken, stelden Migiel en Tim daarom de volgende vraag centraal: waarom bestaat de RID? Zij organiseerden meerdere sessies waarin de RID en deelnemende partijen samen aan de slag gingen aan de hand van de Golden Circle van Simon Sinek en trendborden. Zo werd vanuit de bedoeling helder welke rollen de RID kan vervullen en welke producten en diensten daarbij passen. Dit hielp om met elkaar dezelfde taal te ontwikkelen en vergemakkelijkt het gesprek tussen de deelnemers en de RID.

De beste input

Om iedereen de kans te geven om op een goede manier deel te nemen en het beste uit iedereen te halen, maakten Migiel en Tim gebruik van online Miro-borden. Deze digitale whiteboards liepen mee met de verschillende sessies en zo kon er ook inbetween sessies input worden geleverd door alle betrokkenen uit de verschillende organisaties.

Goede energie en gezamenlijke taal

Dit alles heeft uiteindelijk geresulteerd in een vernieuwde propositie voor de RID waar alle deelnemers achterstaan en met elkaar van gedachten over kunnen wisselen. Betrokkenen kwamen erachter dat zij toch meer met elkaar gemeen hadden qua ideeën en wensen, dan zij dachten. En dat is winst in de samenwerking.

Een ander resultaat van de sessies was dat het voor alle betrokkenen duidelijker is geworden wat er van hen wordt verwacht en welke rol zij spelen in het gezamenlijke succes van de dienstverlening aan inwoners. Zij hebben een gezamenlijke taal ontwikkeld en een fundering gelegd om de komende jaren op verder te bouwen.

Migiel en Tim over de opdracht:

Migiel: “Ik vond het mooi om te merken dat door een stap terug te gaan met de RID en de deelnemers we uiteindelijk tot een gezamenlijk beeld over de mogelijk toekomstige dienstverlening zijn gekomen. Samenwerken tussen verschillende partijen vraagt een gedeeld beeld en gemeenschappelijke taal. Op basis hiervan zie ik dat de samenwerking zich weer verder kan ontwikkelen.”

Tim: “Afgezien van de goede zorgen en welkome ontvangst, vond ik het leuk om de ambities van de medewerkers te leren kennen. Een interesse in technologie is er zeker, maar de drive om daar juist het verschil mee te maken in de dienstverlening sluit heel goed bij mij aan. In het eindresultaat stond deze ambitie ook heel duidelijk voorop. Ik ben blij dat we daar aan bij hebben kunnen dragen.”

Wil je meer weten over hoe we jouw organisatie kunnen helpen? Neem gerust contact op.

Wellicht ook interessant om te lezen ‘Interim management voor Dimpact: innovaties voor een moderne gemeentelijke dienstverlening’.

Wil je op de hoogte blijven van onze opdrachten bij gemeenten, provincies en de Rijksoverheid? Volg dan onze LinkedIn-pagina.