De uitdaging – Een nieuwe dienst: gezamenlijke leermiddelen aanbesteden
SIVON is een coöperatie van schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs. Zij biedt schoolbesturen verschillende diensten, zoals internettoegang en Wifi as a Service. Een nieuwe dienst is de gezamenlijke aanbesteding van leermiddelen.
Afgelopen jaar startte SIVON deze dienst, waar ruim 20 schoolbesturen (in totaal meer dan 75 scholen) aan deelnamen. Arjan Geurts en Marleen Nuijten hebben SIVON hierbij ondersteund. Hieronder lees je hoe we dat deden en hoe onze opdrachtgever daarop terugkijkt.
De opdracht – Van businesscase tot contract
Arjan Geurts van werd door SIVON gevraagd om deze dienst te ontwikkelen. Marleen Nuijten werd bijgeschakeld voor de ondersteuning bij de uitvoering van de dienst.
De eerste stap was het uitvoeren van een behoeftepeiling en uitwerken van een businesscase. De businesscase was positief, en er bleek voldoende behoefte bij scholen om mee te doen. Er werd besloten tot het daadwerkelijk uitvoeren van de gezamenlijke aanbesteding, die samen met de deelnemende scholen verder vormgegeven is. Van het uitvoeren van een marktconsultatie en opstellen van de offerteaanvraag tot en met de beoordeling en definitieve contractering.
De aanpak – Van strategie tot een complexe aanbesteding
Het organiseren van een grootschalige gezamenlijke aanbesteding van leermiddelen is een complex project. Dit komt onder meer omdat de belangen groot zijn, leermiddelen zijn een essentieel onderdeel van het lesgeven voor de betrokken scholen. Het is constant zoeken naar een goede balans tussen de belangen en wensen van individuele scholen en de voordelen die een collectief kan bieden.
We kozen de volgende aanpak:
- Een multidisciplinair projectteam, met vertegenwoordiging vanuit de inhoud, juridische kant en communicatie. Daarvoor werkten we actief samen met experts vanuit Kennisnet, SIVON en Het Onderwijskantoor.
- Veel aandacht voor goede directe communicatie met de deelnemende scholen, zowel in individuele gesprekken als via collectieve bijeenkomsten en mailings. Een ingewikkelde inhoud vraagt immers om een strak proces met goed informatie- en verwachtingsmanagement.
- Aandacht voor de uitdaging van het bieden van een actuele dienst die maatwerk biedt waar het collectief het toelaat en die tegelijkertijd herhaald en uitgebouwd kan worden. Dat betekent nu resultaat én goede herbruikbare documentatie opleveren.
Resultaat – Een nieuwe dienst voor SIVON
Meer dan 20 schoolbesturen in het voortgezet onderwijs, met een totaalaantal van ruim 93.000 leerlingen, namen in het eerste jaar deel. Voor hen werden verschillende aanbestedingen gedaan, waarbij SIVON de rol van aankoopcentrale vervulde. Die aanbestedingen hielden rekening met verschillende producten en diensten, wensen en eisen, en bepalingen uit eerdere contracten. Een gecompliceerd geheel, maar met succesvolle aanbestedingen tot resultaat. Voor een volgende groep scholen, waarvan het contract een jaar later is afgelopen, werkt SIVON intussen aan een nieuwe aanbesteding.
Wil je meer weten over hoe we jouw organisatie kunnen helpen om klantgericht te werken en impact te maken door krachten te bundelen? Neem gerust contact met mij op.
Arjan Geurts
Opdrachtgever aan het woord
Natasja Langerak, programmamanager bij SIVON, over het project:
“Arjan en Marleen hebben er een echt samenwerkingsproject met onze leden van gemaakt. Met hun ondersteuning hebben onze leden gezamenlijk keuzes gemaakt in deze aanbestedingen en is een werkwijze ontstaan die we nu weer benutten in onze volgende ronde aanbestedingen. De basis voor onze dienst is hiermee gelegd. Samen hielden Arjan en Marleen het project uitstekend bij elkaar en kregen daarvoor veel waardering vanuit SIVON en de deelnemers aan onze aanbesteding.“
Marleen als projectadviseur
Marleen was als projectadviseur betrokken bij het aanbieden en structureren van deze dienst. Daarvoor hield zij zich bezig met interne en externe communicatie, naast projectwerkzaamheden. Marleen helpt organisaties plannen doordacht om te zetten in actie. Daarbij biedt ze structuur en heeft ze aandacht voor de complexiteit van de organisatie en opgave.
Arjan als projectleider
Arjan was als projectleider verantwoordelijk voor het uitwerken van de businesscase tot aan afronding van het project. Arjan helpt organisaties met het maken van keuzes en realiseren van verandering in de toepassing van digitale technologie. Soms als adviseur, soms als projectleider. Niet door vanaf de zijlijn een rapport uit te werken, maar door samen aan de slag te gaan.
