contact | miloujansen@wielinq.nl | 0307670556
contact | miloujansen@wielinq.nl | +31 (0)30 767 0556

Retransitie maakt migratie in drie dagen mogelijk

Retransitie maakt migratie in drie dagen mogelijk
20 november 2015 Milou Jansen

Coöperatie DELA voert succesvol retransitie uit naar nieuwe datacenterhost

Migratie van fris gewassen applicatiedata

In oktober 2011 besloot coöperatie DELA de hosting van een nagenoeg volledig gevirtualiseerde serveromgeving met 150 businessapplicaties onder te brengen bij een andere dienstverlener. De daadwerkelijke fysieke migratie vond een jaar later plaats en vergde in totaal drie dagen. De spreekwoordelijke schakelaar werd omgezet en het glas kon geheven worden op een succesvol retransitieprogramma. Maar wat gebeurde er in de tussenliggende periode? Rinze van Oorschot, manager IT infra & werkplek bij DELA en Cor Broekhuizen, Interim Programmamanager van Wielinq, vertellen over hun avontuurlijke reis en waarom die leidde tot succes.

Coöperatie DELA hoort bij de grote groep bedrijven die in het eerste decennium van deze eeuw besloten IT- diensten te gaan uitbesteden. Voor de outsourcing van het gehele rekencentrum zoals dat in de eigen server- ruimte was opgetuigd, viel de keuze destijds op KPN-Getronics. In 2010/2011 werd een RfI/RfP-traject doorlopen om te zien wat de markt inmiddels te bieden had. De betrokken stuurgroep kwam tot de conclusie dat IT-dienstverlener Simac de beste pro- positie voor DELA had en er werd besloten het rekencentrum te migreren van KPN naar Simac. Dat was het startpunt van een geslaagd retransitieprogramma dat in totaal twaalf maanden in beslag zou nemen: drie maanden om de contracten rond te krijgen en negen maanden voor de uitvoering.

TOUWTJES IN EIGEN HAND
Bij verschillende businessunits van KPN liepen tevens contrac- ten voor vaste en mobiele telefonie, datalijnen en werkplekken. In de loop der tijd groeide het aantal verschillende dienstverle- – management konden dat nauwelijks bijbenen. “Wat je veel ziet bij outsourcing van de eerste generatie, is dat de voormalige systeembeheerders als nieuwe taak kregen om de leveranciers aan te sturen. Maar dat vraagt om geheel andere competenties”, stelt Rinze van Oorschot van DELA. “We wilden en moesten een aantal stappen maken met de regieorganisatie. Dat hebben we betrokken bij het programma om ervoor te zorgen dat er een professionele regieorganisatie zou staan op het moment dat de retransitie begon. We voelden er niets voor klem te komen zitten tussen de nemende en latende partij.” Informatie uit de markt en van peers had Van Oorschot de over- tuiging gegeven dat de regie in eigen handen gehouden moest worden. “We hadden de regie natuurlijk volledig bij de nemende partij kunnen neerleggen – de latende partij is immers sowieso geen optie, daar kent iedereen de verhalen wel over. Maar wat je ook besluit: je bent en blijft altijd zelf verantwoordelijk. Dan kun je dus veel beter zelf de touwtjes in handen houden. Maar dan moet je wel het werk zo opdelen in kavels dat ook de betrokken partijen maximaal hun verantwoordelijkheid kunnen nemen. Bij de retransitie was Simac absoluut verantwoordelijk voor alles wat met techniek te maken had en voor de juiste ontvangst in hun omge- ving. En KPN had de verantwoordelijkheid om alles zo goed mogelijk aan te bieden.”

EISEN VAN DE BUSINESS
Als programmamanager trok DELA tijdelijk Cor Broekhuizen van Wielinq aan, om het overbrengen van de hosting van KPN naar Simac te begeleiden. “Om nauwkeurig te zijn: het ging om de hosting van een inmiddels nagenoeg volledig gevirtualiseerde omgeving met 150 productie- enevenzoveel ontwikkelingsservers, en 150 key businessapplicaties. Ook de back-end van de werkplekken werd meegenomen in de migratie, maar niet de werkplekken zelf”, omschrijft Cor Broekhuizen de scope van het project. “Dat het om een gevirtualiseerde omgeving ging, was een complicerende factor. De hardware was immers eigendom van KPN en overname ervan was geen optie. Dat maakte het technisch nogal uitdagend.” Broekhuizen begeleidde overigens ook de herinrichting van de regieorganisatie bij DELA en de herijking van de sourcingsstra- tegie van DELA. Volgens hem een zeer verstandig besluit dat, naar later zou blijken, een van de kritische succesfactoren van de retransitie is geweest.

Wat een uitdaging voor de planvorming vormde, waren de eisen vanuit de business. Broekhuizen: “Hoewel een retransitie een ‘IT-feestje’ lijkt, hebben we de business er van meet af aan bij betrokken. De business stelde zich op het standpunt dat ze geen enkele hinder mochten onder- vinden van het programma en dat ook hun ambitieuze IT-projectkalender volgens plan moest worden uitgevoerd. Dat waren sterk bepalende randvoorwaarden.” De techniek zorgde voor nog meer rand- voorwaarden. Het gebeurt immers maar zelden dat de latende en de ontvangende partij het toestaan dat er een rechtstreekse dataverbinding tussen hun datacenters wordt gelegd. Beide leveranciers zijn bevreesd dat er binnen multitenantomgevingen onverhoopt toegang wordt verkregen tot systemen van andere klanten. “Wij hebben dat met beide partijen ook niet voor elkaar gekregen. Dat betekende dat de technische invulling van de transitie vorm moest krijgen zonder die dataverbinding.”

EEN ONVERWACHTE HINDERNIS
De onmogelijkheid van een dataverbinding tussen KPN en Simac dwong het team van Broekhuizen tot een creatieve oplossing, die nog niet veel in de praktijk was toegepast. “De businessapplicatie draait op hardware met virtuele besturingssoftware. Daarvan hebben we kopieën gemaakt op speciale disks en die fysiek getransporteerd naar het datacenter van Simac. Althans, dat was onze bedoeling. Maar er kwam een kink in de kabel: intellectuele eigendom.” KPN stelde dat de manier waarop zij de applicaties van DELA op hun systeem hebben geïmplementeerd en dat hosten op hun platform, onderwerp zijn van intellectuele eigendom, die bij het maken van kopieën zou worden meegekopieerd en terecht zou komen in de omgeving van concurrent Simac. Bij het begin van het project is dat een behoorlijk oplopend verschil van inzicht geweest. Broekhuizen bracht de technische mensen van Simac en KPN bijeen en vroeg ze een oplossing voor dit probleem te bedenken. “Die oplossing kwam er, in wat we later de ‘wasstraat’ zijn gaan noemen. Het komt erop neer dat we die kopieën van alle 150 businessapplicaties daadwerkelijk door KPN hebben laten maken. Die kopieën zijn vervolgens in de ‘wasstraat’ ontdaan van alles wat refereerde aan hun intellectuele eigendom. De gewassen versies zijn uiteindelijk naar Simac gereden en daar geïnstal- leerd, en Simacs beheer- en besturingssoftware is er daar weer aan toegevoegd. Zo ontstond stapje voor stapje de DELA-omgeving aan de Simac-kant. We hebben dat gedaan terwijl we de normale productieomgeving van DELA bij KPN intact hielden. Daarom kon ook de IT-projectkalender gewoon worden uitgevoerd”, legt hij uit.

HET TRANSITIEWEEKEND
De vrijdag voor het transitieweekend stonden alle kopieën van de productieomgeving bij Simac getest en wel klaar en kon de productieomgeving bij KPN stapje voor stapje worden uitgezet. Op zaterdag werd de hardware voor de werkplekback- end – dus met mail en printers – overgebracht en werden de net- werkverbindingen opgebracht tussen DELA en Simac. Zaterdagnacht was de feitelijke transitie volbracht en zondagochtend kon de business de systemen testen. “Twaalf uur was het go- of no- gomoment”, vertelt Broekhuizen. “Als de business van DELA ak- koord was, dan zouden we de maandag daaropvolgend vanuit Simac operationeel gaan. Mocht dat akkoord er niet komen dan zouden wij de hele boel moeten terugdraaien. Dat is niet nodig geweest want het akkoord was er al rond tien uur ’s morgens; de champagne kon worden opengetrokken. De maandag, toen alle DELA-medewerkers weer aan de slag gingen, was het moment van de waarheid. Op één klein issue na is dat zonder problemen gelukt.” Tussen deze gebeurtenissen in ging de productie gewoon door. Dat veroorzaakte een synchroniteitsprobleem tussen de kopieën bij Simac en de productieomgeving bij KPN. “Daar zijn allerlei ingewikkelde scripts voor gemaakt en met enige regelmaat werden de productiedata en softwareaanpassingen gekopieerd naar een grote disk, die naar Simac werd gebracht en daar weer werd ingeladen”, zegt Van Oorschot. “Vrijdagmiddag om vijf uur zijn we alle systemen bij KPN uit gaan zetten, maar toen moesten we daar eerst nog een laatste kopie trekken van de datasynchronisatie. Het kopiëren van de systemen was op zich al een mooi trucje, maar het synchroon houden was echt een extra complicerende factor. In het migratieweekend hebben we drie of vier van die grote disks moeten overbrengen.”

COMMUNICATIE, COMMUNICATIE
“Nadat we besloten hadden een retransitie uit te voeren naar Simac, deden zich toch nog wel een aantal hobbels voor die we gewoon niet hadden voorzien. En die ook iets hoger waren dan je zou denken”, blikt Van Oorschot terug. “Natuurlijk was er het issue rond de intellectuele eigendom die erg veel tijd gekost heeft. Wat ik geleerd heb van het hele traject? Dat goede en intensieve communicatie met alle – maar dan ook alle – betrokkenen de doorslaggevende succesfactor van het hele programma geweest is.” Broekhuizen beaamt dat volledig. “Het klinkt misschien als een cliché, maar communicatie is echt heel belangrijk geweest. We hebben de IT-professionals van zowel DELA als KPN en Simac zoveel mogelijk bij elkaar vanuit één locatie laten werken. Op de top van het transitieweekend waren er 200 mensen bij betrokken, die elkaar via een speciaal Twitteraccount op de hoogte konden houden.”

Broekhuizen en Van Oorschot zijn positief over de houding van latende partij KPN. “Het issue rond de intellectuele eigendom was voor ons onverwacht, maar in de markt niet ongebruikelijk”, weet Broekhuizen. “Daar kun je van alles van vinden, maar vrijwel iedere leverancier probeert op dat moment zijn marge te optimaliseren. Met name de IT-professionals van KPN hebben erg goed meegewerkt aan de succesvolle retransitie.”

“We moesten de hostingdiensten van KPN voor één jaar verlengen om de transitie mogelijk te maken. Dat geeft ze in principe een erg sterke onderhandelingspositie”, voegt Van Oorschot daaraan toe. “Maar op boardniveau ziet men het totale klantbeeld en realiseert men zich dat we ook nog zakendoen met andere bedrijfsonderdelen. Ze hebben de blik professioneel naar de toekomst gericht. We waren en zijn nog steeds klant. Toevallig alleen op het gebied van datacenters niet.”