contact | miloujansen@wielinq.nl | 0307670556
contact | miloujansen@wielinq.nl | +31 (0)30 767 0556

Agile transformatie: Communicatie verdient aandacht

Agile transformatie: Communicatie verdient aandacht
10 januari 2017 Milou Jansen

Bedenken dat de organisatie agile zou moeten worden, is zo gebeurd. De beslissers het daarover eens laten worden, is de uitdaging niet. Het echte werk zit in het realiseren van de transformatie van een traditionele organisatie naar een agile organisatie. Voor een big bang wordt gewaarschuwd. De meest succesvolle implementaties starten klein. Maar hoe bouw je deze kleine successen uit? Een weloverwogen veranderaanpak is noodzakelijk. Maar dan ben je er nog niet!

Communicatie kan een slecht verandertraject niet redden, maar onzorgvuldige communicatie kan een goed verandertraject wel verpesten. Hoe pak je de communicatie bij een Agile transformatie dan goed aan? Om tot het antwoord te komen, is het zinvol om onderscheid te maken tussen twee opvattingen over communicatie bij veranderen: In de klassieke opvatting ligt het accent op het communiceren over de verandering. De communicatie wordt belegd bij de corporate communicatieafdeling die bij de start van het traject een communicatieplan maakt en dit gaat uitvoeren. De aanpak is methodisch met de nadruk op het top-down zenden van informatie. De grondgedachte is dat het traject beheersbaar en planbaar is. De informatie die gecommuniceerd wordt, is vaak gekoppeld aan belangrijke mijlpalen en gericht op het informeren van betrokkenen en het creëren van draagvlak bij hen.

In de brede opvatting staat het veranderproces centraal en is iedereen zender en ontvanger. De opgave is om de juiste mensen op het juiste moment over het juiste onderwerp bij elkaar te brengen. De dialoog tussen betrokkenen faciliteren, zorgen dat het echte gesprek gevoerd wordt. Leren, ervaren en ontdekken in dialoog. Niet van bovenaf communiceren over de verandering, maar communicatie is de verandering. In deze opvatting wordt gewerkt met een kortetermijn-actieplan, zodat waar nodig bijgestuurd kan worden. De communicatieprofessional is in deze opvatting de handlanger van de veranderaar.

Aansluiten
Het antwoord op de vraag hoe je de communicatie bij een Agile-transformatie moet aanpakken is eigenlijk simpel: laat de communicatiestrategie aansluiten bij de veranderstrategie! Zo sluit de klassieke opvatting aan bij de ontwerpgerichte veranderstrategie, ook wel blauwdruk-veranderen genoemd, waarbij vanaf de tekentafel de gewenste situatie wordt uitgedacht om vervolgens top-down uit te rollen. En de brede opvatting over communicatie sluit aan bij de ontwikkelgerichte veranderstrategie. Ofwel: groen- en witdruk-veranderen, waarbij het accent ligt op leren, ontwikkelen en in interactie referentiekaders herdefiniëren, waardoor dezelfde werkelijkheid met andere ogen waargenomen wordt.

Een voorbeeld. De gewenste ‘fast failure’- cultuur als onderdeel van een agile orga- nisatie. Weinig veranderaars zullen hier een blauwdrukaanpak voor bedenken. De voorkeur zal uitgaan naar een ontwikkelaanpak, waarin medewerkers bijvoorbeeld ‘on the job’ gecoacht worden en ervaren hoe het is om fouten publiekelijk te bespreken en zo nieuw gedrag ontwikkelen. Bij deze veranderaanpak sluit de brede communicatieopvatting aan. De communicatieadviseur helpt de veranderaar bij het organiseren en begeleiden van dialoogsessies en laat hooguit in de organisatiebrede nieuwsbrief een aantal medewerkers aan het woord. Niet om inhoudelijk de fout toe te lichten, wel om te vertellen hoe het was om met elkaar op deze andere manier naar fouten te kijken en wat het voor hen betekent.

Succesfactor
Omdat de nieuwe agile teams bij elkaar moeten zitten, kan het zijn dat op een gegeven moment verhuisd moet worden naar een Agile-ondersteunende locatie. Zo’n verandering wordt doorgaans (en terecht) blauw en planmatig aangepakt, met een heldere omschrijving van het eindresultaat, einddatum en strakke planning daarnaartoe. Ook hier is het advies: sluit de communicatiestrategie aan bij de veranderstrategie. Kortom: werk vanuit de klassieke communicatieopvatting en zorg dat de betrokkenen via verschillende kanalen goed geïnformeerd zijn over het wat en wanneer rond de verhuizing.

Een Agile-transformatie is een immense opgave, waar een weloverwogen veranderaanpak bij hoort. Communicatie hierbij is de kritische succesfactor en daarom het advies om het de aandacht te geven die het verdient. Breng de communicatiestrategie in lijn met de veranderstrategie, zodat zij ondersteunend is en bijdraagt aan een betekenisvolle verandering in de organisatie.

 

Dit artikel verscheen eerder in CIO Magazine.